Un producto de Pecunia Group
Reportes de tiempo y esfuerzo,
sin el suplicio de las hojas de cálculo.
Las organizaciones receptoras de fondos federales están obligadas a mantener un registro de su tiempo y esfuerzo que refleje las asignaciones de fondos por subvención. FTE Tracker centraliza la recopilación de datos necesaria para producir reportes efectivos de tiempo y esfuerzo.
El producto
Vea exactamente a dónde va cada hora financiada
Meta vs. real, por persona y por fondo
El mapa de calor de asignación muestra cada empleado contra cada fondo — dónde las horas superaron la meta y dónde quedaron cortas — en cualquier período, con el historial completo de cambios de asignación y salario detrás.
Cada subvención valorada con horas reales
Las subvenciones comparan el monto otorgado contra la labor valorada según el historial salarial — cada hora a la tarifa vigente cuando se trabajó — más la porción de inventario financiado. Utilización y período transcurrido, lado a lado.
Entrada de tiempo que su personal sí hará
El modo simple es una fecha y una duración de un toque — sin cronómetros que vigilar. El modo detallado añade horas de inicio y fin. Presets, actividades por usuario, topes de horas diarios y semanales, y una ventana de retroactividad que sus administradores controlan.
Llegue a la auditoría ya preparado
Las verificaciones de cierre de año fiscal señalan metas faltantes, licencias sin asignar y lagunas antes que su auditor — y el año completo se exporta como un paquete de auditoría en zip.
Sepa cuándo se registraron las horas realmente
Comportamiento de Registro muestra cuánto tarda la gente en anotar su trabajo — tasa del mismo día, distribución de demoras y un diagrama por entrada que hace evidentes las sentadas de ponerse al día. Las horas registradas semanas tarde son las que cuestiona un auditor.
Reportes que su área fiscal puede enviar tal cual
Reportes filtrados con totales, CSV para nómina, vistas de impresión y exportación masiva de PDFs — un PDF por empleado, en zip.
Activos por subvención, depreciados por otorgante
Activos fijos repartidos entre varias subvenciones a la vez, con depreciación en línea recta por cada otorgante.
Por qué existe
De tarea de cumplimiento a inversión costo-efectiva
Situación
Las organizaciones receptoras de fondos federales deben mantener un registro de tiempo y esfuerzo que refleje las asignaciones de fondos por subvención.
Solución
Un servicio de suscripción de mínima inversión que centraliza la recopilación de datos necesarios para producir reportes efectivos de tiempo y esfuerzo.
Beneficio
Al centralizar la entrada de datos se obtiene la recopilación y el análisis necesario para reportar la utilización de fondos federales — en un solo lugar.
Datos
Cada hora de trabajo queda ligada al servicio ofrecido, identificando mejoras de procesos que ayudan a evaluar la provisión de servicios.
Qué incluye
Todo lo que el área fiscal necesita en una pantalla
Entrada de datos sin fricción
Los empleados registran una entrada de FTE en pocos pasos — entrada manual o cronómetro en vivo, con valores predeterminados por usuario.
Dashboard interactivo
Horas por subvención, actividad y licencias, con filtros por fechas, empleado, departamento y fondo.
Asignación a través del tiempo
Meta vs. real por empleado en cualquier período, con historial completo de cambios de asignación y tarifas.
Reportes y exportaciones
Reportes filtrados con totales, CSV para nómina, vistas de impresión y exportación masiva de PDFs — un PDF por empleado, en zip.
Roles incorporados
Administradores, gerentes, usuarios avanzados y básicos, más accesos de solo lectura para los grupos que sirve.
Inventario por subvención
Activos fijos pagados por varias subvenciones a la vez, con depreciación en línea recta por cada otorgante.
Donaciones y acuses de recibo
Registro de donaciones con seguimiento del acuse escrito de $250 del IRS incorporado.
Marca blanca
Su logo, sus colores, su subdominio — cada organización recibe su propio espacio con su marca.
Importación y migración
Importaciones CSV de personal y horas, y migración probada desde sistemas legados de registro de tiempo.
Opere con confianza
Hecho para organizaciones que responden a sus otorgantes
Autenticación de dos factores
Dos factores TOTP opcional por persona, con códigos de respaldo de un solo uso.
Roles que solo restringen
Administradores, gerentes, usuarios avanzados y básicos — más roles de acceso por módulo que pueden limitar, nunca ampliar, lo que una persona ve.
Su marca, su idioma
Logo y colores de su organización (white-label), y cada pantalla disponible en inglés y español.
Sus datos siguen siendo suyos
Importación por CSV al entrar, exportación en CSV y PDF al salir. Historiales de más de 500,000 entradas ya han hecho la mudanza.
Preguntas que nos hacen
Reportes de tiempo y esfuerzo, explicados
¿Qué es un reporte de tiempo y esfuerzo?
Es el registro que mantiene una organización con fondos federales para demostrar cómo se utilizó realmente el tiempo pagado de cada empleado entre las subvenciones que lo financian. Bajo la Guía Uniforme (2 CFR 200.430(i)), los cargos de personal deben basarse en registros que reflejen el trabajo realizado, no solo en estimados presupuestarios. FTE Tracker recopila esos registros según el personal anota sus horas, de modo que el reporte es un producto del registro diario y no una reconstrucción a fin de año.
¿Cómo maneja a un empleado repartido entre varias subvenciones?
Cada persona lleva porcentajes meta entre los fondos que le pagan, y cada hora que registra se carga a uno de esos fondos. La vista de asignación muestra meta contra real por persona y por fondo en cualquier período, así que una distribución que se ha desviado del plan se ve mientras todavía hay tiempo de corregirla, y no al cierre.
¿Puede sustituir los reportes de actividad en papel o en hojas de cálculo?
Para eso existe. El personal registra su tiempo en la aplicación y el área fiscal exporta reportes filtrados con totales, CSV para nómina, vistas de impresión, o un PDF por empleado en un zip. Como las horas, los fondos y el historial salarial viven en un mismo lugar, el reporte y el costo de labor detrás de él salen de la misma fuente.
¿Cómo se calcula el costo de labor de una subvención?
Cada hora se valora a la tarifa vigente el día en que se trabajó, tomada del historial salarial del empleado; las horas sin historial salarial usan la tarifa actual. La utilización de una subvención es esa labor más la porción del inventario que la subvención ayudó a pagar.
¿Qué pasa con licencias, feriados y tiempo libre pagado?
Las licencias se registran en su propio fondo de licencia en vez de cargarse directamente a una subvención. La organización puede reportarlas por separado, distribuirlas entre los fondos en los que cada empleado realmente trabajó, o distribuirlas según sus porcentajes meta — es una configuración que se aplica al leer los reportes, así que se puede cambiar y comparar sin reescribir ninguna hora.
¿Está disponible en español?
Sí. Cada pantalla está disponible en inglés y español, y cada persona escoge su propio idioma — una misma organización puede tener personal trabajando en cualquiera de los dos. Los reportes y las exportaciones siguen el idioma de quien los genera.
¿Listo para registrar tiempo que se reporta solo?
Acceda al espacio de trabajo de su organización, o hablemos para crearle uno.